Mit Dynamics 365 und KI mehr Zeit für das Wesentliche

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Ausgangslage: Fragmentierte IT-Systeme, Datenredundanzen und manuelle Prozesse erschwerten der Kinderkrebshilfe Schweiz die effiziente Verwaltung von Spender:innen, Mitgliedern und betroffenen Familien und kosteten wertvolle Zeit für die eigentliche Mission.
• Lösung: Einführung von Microsoft Dynamics 365 Sales als zentrale Plattform, ergänzt durch Dynamics 365 Customer Insights für Formulare und Mailings, vollständig implementiert durch ORBIS.
• Besonderheit: Automatisierte Verarbeitung von Bankbelegen Schweizer Banken zur effizienten Zuordnung von Spendeneingängen sowie eine umfassende Adressdatenbank mit Familien, Spender:innen, Partnerorganisationen, Gönner:innen und weiteren Stakeholdern.
• Ergebnis: Zentrale, datenschutzkonforme 360-Grad-Sicht auf alle relevanten Daten, deutlich reduzierter Verwaltungsaufwand durch automatisierte Prozesse und eine skalierbare Architektur für zukünftiges Wachstum.

Die Kinderkrebshilfe Schweiz mit Sitz in Olten unterstützt seit 1987 Familien, deren Kinder an Krebs erkrankt sind. Der gemeinnützige Verein bietet emotionale, soziale und finanzielle Hilfe, organisiert gemeinsame Aktivitäten und Ferienangebote und leistet Nachsorge für betroffene Familien. Finanziert durch Spenden und Mitgliedsbeiträge, verfolgt die Organisation ein klares Ziel: den betroffenen Kindern und ihren Familien Zuversicht und Unterstützung zu bieten und ihre Lebensqualität zu verbessern.

Wenn Systeme an ihre Grenzen stoßen

Vor Projektstart waren die IT-Lösungen fragmentiert und boten keine einheitliche Plattform für die umfassende Datenerfassung und -verwaltung. Datenredundanzen, fehlende Transparenz und erschwerte Übersicht sowie manuelle Prozesse prägten den Arbeitsalltag.

Gleichzeitig wuchsen die Anforderungen: Datenschutzkonformität, Cloudzugänglichkeit, Schnittstellenintegration und differenzierte Benutzerrollen erforderten eine moderne, skalierbare Lösung. Das Ziel war klar: eine zentrale Datenbank, die Prozesse transparenter, nachvollziehbarer und einheitlicher gestaltet und den Mitarbeitenden hilft, effizienter zu arbeiten. Da bereits Microsoft-Produkte im Einsatz waren und die Sicherheitsbedürfnisse der Geschäftsprozesse besonders hoch waren, fiel die Wahl auf Microsoft Dynamics 365. 

Eine Plattform, die alle Fäden zusammenführt

Gemeinsam mit ORBIS setzte der Verein auf Dynamics 365 Sales als Basis für die neue zentrale Plattform. Ergänzt durch Dynamics 365 Customer Insights für Formulare und Mailings entstand eine integrierte Lösung, die alle relevanten Geschäftsprozesse abdeckt.

Im Mittelpunkt der Implementierung stand das Stakeholder-Management: die Verwaltung von betroffenen Kindern und Familien, die Spendenverwaltung sowie die Verwaltung von Projekten, Partnern und Aktivitäten. ORBIS übernahm die vollständige Implementierung der Customer-Engagement-Lösung inklusive einer umfassenden Adressdatenbank mit Mitgliedern, Spender:innen, Partnerorganisationen, Helfenden, Gönner:innen, Sponsoren, Vorstandsmitgliedern, Hotels und Interessierten.

Dazu kamen Segmentierung, Kategorieeinteilung, ein Dokumentenmanager und die Customer Journey. Ein besonderer Mehrwert war die automatisierte Verarbeitung von Bankbelegen: Verschiedene Belege von Schweizer Banken werden automatisiert ausgelesen und die Spendeneingänge effizient zugeordnet. Dieser Ansatz reduziert den manuellen Aufwand bei der Buchungsverarbeitung erheblich.

Darüber hinaus umfasste die Lösung die Anbindung an die Buchhaltung und Spendenverwaltung sowie die Fakturierung Raisenow und Abacus. Auch die Customer Journey wurde systematisch abgebildet, um die Interaktion mit Spender:innen und Mitgliedern gezielt zu verbessern.

«Die offene Kommunikation und die hohe Reaktionsfreudigkeit des Teams der Kinderkrebshilfe haben dieses Projekt zu einer echten Partnerschaft gemacht. Besonders die automatisierte Belegverarbeitung zeigt, wie auch kleinere Organisationen von innovativen Technologien profitieren können.» Fabian Haas, Managing Director bei ORBIS Schweiz AG.

Geprägt war die Zusammenarbeit von einer gelebten Feedback-Kultur, offener Kommunikation, hoher Agilität und guter Reaktionsfreudigkeit auf beiden Seiten. Das Projekt wurde innerhalb des geplanten Budgetrahmens abgeschlossen.

Heute arbeiten drei Mitarbeitende mit Dynamics und profitieren von einer zentralen 360-Grad-Sicht auf alle relevanten Daten. Dashboards bieten schnelle Übersichten, und differenzierte Benutzerrollen gewährleisten, dass jede Person genau die Informationen sieht, die sie für ihre Arbeit benötigt.

Mehr Zeit für das, was wirklich zählt

Mit Dynamics 365 verfügt der Verein heute über eine zentrale, datenschutzkonforme Plattform, die alle Kernprozesse transparent und effizient abbildet. Manuelle Arbeitsschritte konnten durch automatisierte Prozesse reduziert und die Datenqualität deutlich verbessert werden. Gleichzeitig schafft die neue Lösung die Grundlage, um auf zukünftige Herausforderungen flexibel reagieren zu können. Die skalierbare Architektur rüstet die Organisation für weiteres Wachstum und ermöglicht eine stetige Effizienzsteigerung.

«Mit Dynamics 365 haben wir endlich eine zentrale Plattform, die uns eine schnelle Übersicht über die Situation unserer Familien gibt. Das spart uns wertvolle Zeit, die wir dort einsetzen können, wo sie am meisten gebraucht wird.» (Projektverantwortliche:r, Kinderkrebshilfe Schweiz)

Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für das, was wirklich zählt. Die Begleitung von Familien, deren Kinder an Krebs erkrankt sind.

„Mit Dynamics 365 haben wir endlich eine zentrale Plattform, die uns eine schnelle Übersicht über die Situation unserer Familien gibt. Das spart uns wertvolle Zeit, die wir dort einsetzen können, wo sie am meisten gebraucht wird.“

Projektverantwortliche:r, Kinderkrebshilfe Schweiz