KraussMaffei: ORBIS CallingONE definiert Teams Telefonie neu

Die KraussMaffei Group hat ihre unternehmensweite Kommunikation auf ein neues Level gehoben. Gemeinsam mit der ORBIS Modern Work GmbH wurde die hochflexible und multiredundante Telefonielösung ORBIS CallingONE eingeführt – eine zukunftsweisende Kombination aus Microsoft Teams Telefonie und fortschrittlichen Cloud-Services.

Produkte, die mit Maschinen von KraussMaffei hergestellt wurden, begegnen uns täglich. Denn die Anlagen des Traditionsunternehmens aus München stehen seit Jahrzehnten für Innovation in der Kunststoff- und Kautschukverarbeitung. Sie fertigen unter anderem Armaturenbretter für Premium-Automobilhersteller wie BMW, Sport- und Spielgeräte, Bauteile für die Elektroindustrie oder Zahnbürsten und Medizintechnik. Auch Recyclinganlagen gehören zum Portfolio: Zum Beispiel Maschinen, die Kunststoffabfälle schreddern, reinigen und wieder zu Granulat verarbeiten können. Mit 16 Standorten weltweit, 30 Tochtergesellschaften und rund 4.200 Mitarbeitern wird moderne Kommunikation zum Erfolgsfaktor.

Telefonielandschaft ähnelt einem Flickenteppich

Vor ORBIS CallingONE mit Teams Telefonie war die Telefonie bei KraussMaffei komplex und uneinheitlich aufgebaut: So wurde am Werk in Laatzen, vor den Toren Hannovers interne Microsoft Teams Telefonie betrieben, die über einen lokalen SBC-Cluster (Session Border Controller) an das öffentliche Telefonnetz angebunden war. Der Hauptsitz in München und andere Standorte jedoch setzten teils auf völlig eigene Systeme, meist mit klassischen Festnetztelefonanlagen im Zentrum oder als einfache Voice-over-IP-Lösung. „Unternehmensweit fehlte der einheitliche Ansatz. Die vielen parallelen Systeme führten zu parallelen Herausforderungen“, erinnert sich Matthias Többens, Teamlead ITO Workplace Services bei KraussMaffei.

Viele Probleme, die für eine heterogene und gewachsene Struktur typisch sind, gehörten auch zum Alltag des Münchner Anlagenbauers:

• Es gab kein globales Adressbuch: Die Mitarbeiter mussten Nummern kennen oder selbst nachschlagen.
• Doppelte Infrastruktur: Microsoft Teams und klassische Telefonanlagen liefen nebeneinander – inklusive klassischer Tischgeräte, doppelter Headsets und unflexibler Hardware.
• Fehlende Mobilität 1: Im Außendienst oder während Dienstreisen war die Erreichbarkeit über die Festnetznummer des Büros bestenfalls möglich, wenn umständlich Weiterleitungen auf ein Mobiltelefon eingerichtet wurden.
• Fehlende Mobilität 2: Während der Corona-Pandemie, in der die Mitarbeiter über weite Strecken zu Homeoffice verpflichtet waren, entstanden zahlreiche und teils private Behelfslösungen.
• Hohe Betriebskosten: Externe Dienstleister wurden beauftragt, die Telefonanlagen zu warten – soweit die internen IT-Abteilungen nicht selbst eigene Ressourcen dafür freihalten mussten.
• Hohe Telefoniekosten: Für internationale Gespräche verlangen Telefonanbieter einen signifikanten Aufpreis.

„Spätestens die Pandemie hat uns gezeigt, wie dringend wir eine moderne, flexible Lösung brauchen“, so Többens. Erste Vorarbeiten wie der Aufbau eines SBC-Clusters waren zwar bereits zuvor erfolgt, doch Corona wurde zum endgültigen Beschleuniger für den Umstieg.

Die Mission: Einheitliche, skalierbare Telefonie

Das Ziel war eine einheitliche, skalierbare und hochverfügbare Lösung, die zunächst europa- und dann weltweit ausgerollt werden konnte. „Wichtig war uns, dass der Betrieb vollautomatisiert und ohne großen Aufwand funktionieren sollte – 24/7, zuverlässig und redundant“, beschreibt Többens die Anforderungen.

Über einen langjährigen IT-Hardwarepartner kam ORBIS ins Spiel. Nach ersten Gesprächen überzeugte deren Telefonielösung ORBIS CallingONE als flexibles und maßgeschneidertes System:

• Nahtlose Integration in Microsoft Teams
• Cloud-Architektur mit redundanter Absicherung
• Skalierbarkeit für künftige Standorte und neue Mitarbeiter
• Freie Auswahl des Telefonieanbieters
• Umfassende Betreuung durch ORBIS, inklusive Provider-Abwicklung und Support

Der Rollout begann zugleich am Hauptsitz in München und am Werk in Laatzen. Danach folgten sukzessive weitere deutsche und europäische Standorte, sowie auch verschiedene Tochtergesellschaften. „Von Beginn an ließen sich selbst große Standorte innerhalb weniger Tage einbinden. Und die eigentliche Downtime, in der weder Alt- noch Neusystem verfügbar sind, beträgt dabei nur wenige Minuten“, berichtet Teamleiter Többens.

Hilfreich auch hierbei ist die große Flexibilität von ORBIS CallingONE: Bei der Auswahl des Telefonieanbieters gibt es keine Einschränkungen. Unternehmen müssen sich nicht neu binden, sondern können ihren präferierten Anbieter behalten und profitieren weiterhin von zuvor ausgehandelten Konditionen.

Anpassungsfähig zeigt sich ORBIS CallingONE auch bei der Anbindung von Geräten, die bei der Teams-Telefonie sonst außenvor sind: SIP-Telefone, Türsprechstellen, Fax-Geräte und weiteres. Bei KraussMaffei wurden beispielsweise Notrufsysteme (etwa in Aufzügen) sowie Pförtner- und Schrankenanlagen berücksichtigt und international wichtige Anforderungen wie Rufgruppen oder Weiterleitungen. „ORBIS versteht sofort, was man braucht, und setzt es professionell um. Von meiner Seite und von den Kollegen gibt es nur Lob“, betont Matthias Többens.

ORBIS CallingONE als verlässlicher Kommunikationshub

Die gute Zusammenarbeit mit ORBIS begründet man bei KraussMaffei auch mit dem partnerschaftlichen und lösungsorientierten Ansatz: „Die Experten von ORBIS sprechen mit uns auf Augenhöhe. Unsere Anliegen werden ernst genommen und verstanden“, so Többens. Ebenso begeistert die Zuverlässigkeit der Lösung selbst. Seit der Einführung gab es keinen einzigen Ausfall. Ein professionelles Ticketsystem wurde zwar eingerichtet – bislang aber nicht ein einziges Mal benötigt. Anpassungen oder Funktionserweiterungen konnte ORBIS schnell umsetzen – etwa die Optimierung der Anrufbearbeitung bei den Hotlines durch Anzeige der nicht angenommenen Anrufe und einen Rückruf-Status für diese; beides erprobt in einer eigens entwickelten Testumgebung in München.

Flexible und produktive Kommunikation für alle

Heute ist die Teams Telefonie mit ORBIS CallingONE ein selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags der meisten Standorte. Das ist wenig verwunderlich, denn die Vorteile sind vielfältig: Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – Gespräche lassen sich nahtlos über Laptop, Smartphone oder Freisprechanlage führen. Sogar laufende Telefonate können leicht von einem Gerät auf das nächste übertragen werden. Hinzu kommt, dass sich Telefon- und Videokonferenzen jederzeit ad hoc starten lassen – inklusive Chats, Bildschirmfreigabe oder Dateiübertragungen. „Für zeitgemäße Meetings brauchen wir heute keinerlei Vorlauf mehr“, so Többens.

Sehr hilfreich für die Telefonie ist auch das globale Firmenadressbuch. Es steht allen Mitarbeitern zur Verfügung und lässt sich ohne großen Aufwand auf dem aktuellen Stand halten – zentral gesteuert und redundant gesichert. Auf Wunsch nimmt das Adressbuch auch private Kontaktlisten auf, die dann ortunabhängig zur Verfügung stehen.

IT entlastet, Budget geschont: ORBIS CallingONE macht’s möglich

Für Matthias Többens spielen in der positiven Bewertung natürlich die niedrigeren Kosten eine Rolle – insbesondere durch Einsparungen beim Betrieb: “Internationale Gespräche sind für uns nun kostenneutral. Und die Administration ist deutlich einfacher, denn wir haben die Infrastruktur verschlankt und unsere IT hat durch den Managed Service von ORBIS CallingONE keinerlei Telefonie-Aufgaben mehr. Alle profitieren zudem von einer deutlich höheren Systemsicherheit durch die Cloud-Architektur. Mit ORBIS CallingONE und ORBIS haben wir den Sprung in eine moderne, cloudbasierte Unternehmenskommunikation geschafft. Die Lösung ist flexibel, zuverlässig und zukunftssicher – und bietet die perfekte Basis, um auch neue Standorte problemlos zu integrieren.“

Viele dieser Vorteile waren von Beginn an erhofft. Unerwartet ergeben sich jedoch weitere Benefits: „Der Einsatz von Headset und Smartphone schafft im wörtlichen Sinne Bewegungsspielraum. Unsere Mitarbeiter nutzen das intensiv, im Büro, unterwegs oder zuhause“, berichtet Többens und fasst zusammen: „ORBIS CallingONE ist für uns nicht nur eine Telefonielösung, sondern ein Tool, das unsere Zusammenarbeit verändert – inzwischen auch in den USA und weltweit. Ganz bestimmt setzen wir künftig ebenfalls auf ORBIS CallingONE und werden neue Standorte oder Gesellschaften direkt anbinden.“