Ein digitales Zuhause für Zürichs gesamte Tourismuswelt
Branchen: Branchenunabhängig
Prozesse: Event Management, Service & Support, Marketing
Referenzen: Zürich Tourismus
Wie Zürich Tourismus mit einem Partner-Portal auf Microsoft-Basis die Branche an einem Ort vereint
Die Tourismusbranche lebt von starken Partnerschaften. Zürich Tourismus vermarktet die Tourismusregion Zürich weltweit und arbeitet eng mit zahlreichen Partnerbetrieben zusammen. Als die Kommunikation über immer mehr Kanäle zunehmend unübersichtlich wurde, entwickelte die Organisation gemeinsam mit ORBIS ein zentrales Partner-Portal auf Microsoft-Basis, das als Single Point of Entry Informationen, Events und Self-Service vereint.
Branche: Tourismusbranche
Produktionsstätten: Zürich
Produkte: Destinationsmarketing und touristische Profilierung der Stadt und Region Zürich
Mitarbeitende: 75 (+ 50 Tour Guides)
Website: www.zuerich.com
Die wichtigsten Erkenntnisse:
Ausgangslage: Informationen für Partnerbetriebe waren auf zahlreiche Kanäle verteilt, Event-Anmeldungen liefen über umständliche Formulare und ein zentraler Überblick fehlte.
Lösung: Zentrales Partnerportal auf Microsoft Power Pages als Single Point of Entry für News, Event-Anmeldungen, Marktaktivitäten und Profilverwaltung, umgesetzt mit ORBIS.
Besonderheit: Iterativer Ansatz mit klickbarem Prototypen und früher Validierung durch Partnerbetriebe sowie Anbindung an den Schweizer Identity Provider «discover.swiss».
Ergebnis: Bereits vor dem offiziellen Go-Live stieß das Portal auf positive Resonanz. Bei einer Vorstellung im Rahmen eines Partnerevents zeigten sich die Betriebe begeistert und mit Dashboards sowie Case Management sind die nächsten Ausbaustufen bereits in Planung.
Ob Kultur, Natur oder Kulinarik: Zürich Tourismus sorgt dafür, dass Reisende weltweit die Vielfalt der Region Zürich entdecken. Rund 75 Mitarbeitende und etwa 50 freischaffende Tour Guides vermarkten die Destination in internationalen Märkten. Dabei arbeitet die Organisation eng mit einem breiten Netzwerk aus Hotels, Locations und Gastronomiebetrieben zusammen, die das Herzstück der touristischen Erlebniswelt bilden.
Digitale Prozesse kontinuierlich weiterentwickeln
Wer Zürich als Destination international vermarkten will, braucht starke digitale Prozesse. Zürich Tourismus setzte dafür bereits auf Microsoft Dynamics. Seit etwas mehr als einem Jahr unterstützt ORBIS Zürich Tourismus als strategischer Partner dabei, die Lösung kontinuierlich weiterzuentwickeln, Prozesse zu optimieren und neue Potenziale zu erschliessen.
Im Tagesgeschäft zeigte sich, wo Verbesserungen möglich waren: Partnerbetriebe meldeten sich für Events über umständliche Formulare an, die Registrierung für Marktaktivitäten führte regelmässig zu Rückfragen und wichtige Informationen waren auf verschiedene Kanäle verteilt. Dadurch fehlte häufig ein zentraler Überblick und administrative Abläufe verursachten unnötigen Aufwand.
Gemeinsam analysierten Zürich Tourismus und ORBIS bestehende Prozesse und identifizierten Optimierungsmöglichkeiten. Dabei ging es nicht nur um die technische Weiterentwicklung der Plattform, sondern auch darum, Arbeitsabläufe neu zu denken, Nutzerbedürfnisse stärker einzubeziehen und die Digitalisierung gezielt voranzutreiben. ORBIS überzeugt dabei mit fachlicher Tiefe, spürbarer Energie und dem Anspruch, gemeinsam etwas Neues zu schaffen.
«Wir haben jemand gesucht, der von sich aus sagt: Hey, das könnte man noch besser machen. Mit ORBIS haben wir dann gemerkt, dass sich auch komplexe Prozesse anders denken lassen», so Catherine Ammann, ehemalige Data and Process Managerin bei Zürich Tourismus.
Quelle Bild: © Christian Meixner / Zürich Tourismus
Nach dem CRM-Frühlingsputz zum Partnerportal für die Tourismusbranche
Ende 2024 übernahm ORBIS das bestehende CRM auf Basis von Microsoft Dynamics. Bevor an neue Funktionen gedacht werden konnte, ging es zunächst darum, das System auf ein solides Fundament zu stellen. In Workshops mit den verschiedenen Teams identifizierte ORBIS Pain Points und Quick Wins, räumte Datenstrukturen auf und stellte die technische Stabilität sicher. Parallel dazu folgte die Umstellung von Outbound Marketing auf Realtime Marketing sowie die Einführung von Managed Deployments für kontrollierte Updates.
«Bevor wir etwas Neues bauen, muss das Fundament stimmen. Deshalb haben wir zuerst aufgeräumt und Stabilität geschaffen», so Jonas Portmann, Solution Architect bei ORBIS Schweiz AG.
Auf dieser Grundlage nahm das Team das zentrale Vorhaben in Angriff. Ein Partnerportal auf Microsoft Power Pages, das als Single Point of Entry alle relevanten Informationen, Anmeldungen und Services an einem Ort bündelt. In internen Workshops wurde zunächst definiert, welche Funktionen das Portal abdecken soll. Anschließend lud Zürich Tourismus ausgewählte Partnerbetriebe ein, um die Ideen extern zu validieren. Von Anfang an setzte man bewusst auf einen iterativen Ansatz. Klein starten, sauber aufbauen, schrittweise erweitern.
Quelle Bild: © Elisabeth Real / Zürich Tourismus
Begleitet wurde der gesamte Prozess von einem klickbaren Prototypen. ORBIS aktualisierte das Mockup laufend, sodass Feedback direkt sichtbar wurde, noch bevor die eigentliche Entwicklung startete.
Das Minimum Viable Product (MVP) umfasst eine News-Seite, digitale Event-Anmeldungen, eine vereinfachte Registrierung für Marktaktivitäten sowie die Möglichkeit zur Profilverwaltung. Für den Login wurde «discover.swiss» angebunden, der in der Schweizer Tourismusbranche etablierte Identity Provider. Der Go-Live ist für Ende August 2026 geplant.
Komplexes Gästemanagement für Zürichs wichtigsten Branchenevent
Neben dem Portal bewährte sich die Zusammenarbeit auch beim Eventmanagement. Mit der «Zürich Experience» organisiert Zürich Tourismus einen der wichtigsten Städtetourismuskongresse der Schweiz, der seit 2024 jährlich die Branche zusammenbringt.
Hinter den Kulissen bedeutet das ein anspruchsvolles Gästemanagement. Hunderte personalisierte Einladungen, unterschiedliche Zugangsstufen je nach Mitgliedsstatus, individuelle Codes sowie die Anbindung an Ticketing-Systeme müssen reibungslos ineinandergreifen.
Ziel war es, die Journey für die Gäste möglichst angenehm und professionell zu gestalten. ORBIS entwickelte dafür eine massgeschneiderte Lösung auf Microsoft-Basis. Die grossen Verbesserungen kamen 2025. Seither lässt sich die Lösung problemlos von Jahr zu Jahr übertragen, ohne jedes Mal etwas Neues erfinden zu müssen.
«Wenn wir Termine haben, merkt man wirklich, dass ORBIS vorbereitet ist, Lust hat und gut organisiert ist. Ich glaube, das hilft dem gesamten Projekt, wenn man mit einem Partner zusammenarbeitet, der Freude hat», so Catherine Ammann.
Quelle Bild: © Sebastian Doerk / Zürich Tourismus
Wo geht die Reise als nächstes hin?
Bereits vor dem offiziellen Go-Live stiess das Portal auf positive Resonanz. Bei einer Vorstellung im Rahmen eines Partnerevents zeigten sich die Betriebe begeistert und begrüßten, dass Zürich Tourismus neue Wege geht.
Die nächsten Schritte sind bereits in Planung. Dashboards mit den wichtigsten Kennzahlen sollen den Partnerbetrieben künftig einen direkten Überblick ermöglichen. Auch ein Case Management ist angedacht, über das Anfragen und Anliegen direkt im Portal abgewickelt werden können.
«Für uns ist wirklich der Fokus, dass wir das Erlebnis unserer Partnerbetriebe verbessern, und Mehrwert schaffen für unsere Stakeholder. An Ideen fehlt es uns bestimmt nicht», so Catherine Ammann.
„Wir haben jemand gesucht, der von sich aus sagt: Hey, das könnte man noch besser machen. Mit ORBIS haben wir dann gemerkt, dass sich auch komplexe Prozesse anders denken lassen.“
Catherine Ammann, Ehemalige Data and Process Managerin bei Zürich Tourismus
