Wolf Theiss stellt seine HR-Landschaft mit SAP SuccessFactors neu auf

Gewachsene HR-Prozesse, dezentrale Stammdaten und unterschiedliche Systeme erschwerten Wolf Theiss den Überblick über seine internationale HR-Landschaft. Gemeinsam mit ORBIS führte die Kanzlei SAP SuccessFactors Employee Central als zentrale, cloudbasierte Plattform ein. Das Ergebnis: mehr Transparenz, einheitliches Reporting und skalierbare HR-Prozesse.

Mit über 400 Anwält:innen in 13 Büros, wie unter anderem in Brüssel, zählt Wolf Theiss zu den führenden Wirtschaftskanzleien in Mittel-, Ost- und Südosteuropa. 

Die Kanzlei verbindet lokales Wissen mit internationaler Kompetenz und unterstützt ihre Mandant:innen in den dynamischen Märkten der Region mit juristischem, finanziellem und unternehmerischem Know-how.

Als eine der ersten Kanzleien mit Fokus auf CEE/SEE ist Wolf Theiss in den vergangenen Jahren stark gewachsen. Mit diesem Wachstum nahm auch die Komplexität zu. Unterschiedliche HR-Prozesse in 13 Büros, über 800 Mitarbeitende, zahlreiche Insellösungen und eine entsprechend heterogene Systemlandschaft führten zu Datensilos und hohem administrativem Aufwand. HR-Daten wurden überwiegend zentral gepflegt, wodurch Abstimmungen aufwendig waren und Mitarbeitende kaum Möglichkeiten zur eigenständigen Pflege ihrer Daten hatten.

Der Wunsch nach einer durchgängigen, modernen und anwenderfreundlichen HR-Plattform wurde daher immer deutlicher. Besonders wichtig war eine intuitive Plattform mit echten Self-Service-Möglichkeiten sowie der vollen Einhaltung aller Compliance-Anforderungen, inklusive DSGVO.

Die Entscheidung fiel schließlich auf die Lösung SAP SuccessFactors, die gemeinsam mit ORBIS eingeführt wurde. Die Software überzeugte vor allem deshalb, weil sie die vier für Wolf Theiss zentralen HR-Säulen  –  People, Prozesse, Strukturen und Technologien  –  in einer integrierten Plattform vereint und optimal unterstützt.

Ebenso entscheidend war ORBIS als zuverlässiger Partner, der von Beginn an mit einem strukturierten, transparenten und gleichzeitig sehr kundenzentrierten Vorgehen punktete. Das Expertenteam von ORBIS stellte sicher, die spezifischen Anforderungen der Kanzlei wirklich zu verstehen – von länderspezifischen Unterschieden über Jahre entwickelte Abläufe bis hin zum hohen Stellenwert der Employee Experience.

Auch die HR-Community in den 13 Büros war begeistert, als das Projekt mit SAP SuccessFactors startete. Gleichzeitig verlangte die Einführung des neuen Tools viel ab, da sie zusätzlich zum Daily Business bewältigt werden musste. Gemeinsam mit ORBIS entstand ein ambitionierter, aber realistischer Zeitplan, der auch Urlaube und mögliche Ausfälle berücksichtigte, um Projektverzögerungen zu vermeiden.

Nicht zu vernachlässigen war ebenso das Change Management, das maßgeblich zum Projekterfolg beigetragen hat, denn Technologie allein reicht nicht. Eine erfolgreiche Transformation gelingt nur dann, wenn Technologie, Menschen, Prozesse und Strukturen aufeinander abgestimmt sind und sich ergänzen.

„Jedes System ist nur so gut, wie die Menschen dahinter. Deswegen bin ich sehr dankbar, dass der Zeitplan gut durchdacht war und die Zusammenarbeit mit ORBIS so gut funktioniert hat“, so Oehlzand. 

Ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor war die Datenqualität. Besonders anspruchsvoll war das in einer international tätigen Kanzlei mit historisch gewachsenen Arbeitsweisen und unterschiedlichen Prozessrealitäten. Früh war klar, dass das neue System nur mit einer verlässlichen, konsistenten und vollständigen Datenbasis effizient laufen kann. Darauf bauen Reporting und Analysen auf.

Auf dieser Basis hat Wolf Theiss mit SAP SuccessFactors Employee Central verschiedene Systeme in einem globalen HR-System gebündelt und eine konsistente, cloudbasierte Stammdatenhaltung geschaffen. HR-Daten werden heute länderübergreifend zentral gepflegt, Prozesse sind transparenter und die Datenbasis konsistenter.

Für die HR-Organisation bringt das mehrere konkrete Vorteile: Das Reporting kann einheitlich und länderübergreifend erstellt werden, Informationen stehen schneller zur Verfügung und administrative Aufwände werden reduziert. Gleichzeitig werden Mitarbeitende durch Employee Self Service aktiv eingebunden. Sie pflegen ihre Daten selbst, wodurch HR entlastet wird und die Datenqualität sowie Aktualität deutlich steigen. 

Darüber hinaus zahlt das Projekt auf eine übergeordnete Cloud-Strategie ein. Im Zusammenspiel mit SAP S/4HANA Public Cloud und weiteren bestehenden Systemen entsteht eine moderne Systemlandschaft, in der Prozesse sauber integriert und Informationen systemübergreifend nutzbar sind.

Mit Employee Central ist die Transformation noch nicht abgeschlossen, im Gegenteil. Die geschaffene Datenbasis bildet die Grundlage für weitere Schritte entlang des gesamten Employee Lifecycle.

Mit SAP SuccessFactors Time Tracking wird die Zeitwirtschaft bereits in die Cloud überführt und die Plattform um einen weiteren zentralen HR-Baustein ergänzt.

Darauf aufbauend eröffnen sich weitere Perspektiven: Zusätzliche Module wie Onboarding, Recruiting, Performance Management oder Compensation können schrittweise integriert werden. Entscheidend ist dabei die durchgängige Datenbasis, denn sie macht es möglich, Prozesse miteinander zu verzahnen, Medienbrüche zu vermeiden und HR ganzheitlich zu steuern. Gleichzeitig schafft diese HR-Datenlandschaft die Voraussetzung, künftig neue technologische Entwicklungen, darunter KI-gestützte Funktionen, sinnvoll zu nutzen.

Für Wolf Theiss ist SAP SuccessFactors damit weit mehr als ein neues HR-System. Die Lösung schafft eine stabile Grundlage für internationale HR-Arbeit, erhöht die Transparenz über Ländergrenzen hinweg und ermöglicht es, die HR-Landschaft Schritt für Schritt weiterzuentwickeln. 

Weiterführende Einblicke:

Im Interview mit ITWelt spricht Marcus Oehlzand über die Herausforderungen der HR-Transformation, die Bedeutung von Transparenz und die Gründe für die Entscheidung zugunsten von SAP SuccessFactors.

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