Papierlose Reiseprozesse: Wie die LEG Thüringen ihr Reisemanagement mit SAP Concur digitalisiert
Branchen: Branchenunabhängig
Prozesse: Personalmanagement
Die LEG Thüringen digitalisiert und standardisiert ihr bislang papierbasiertes Dienstreisemanagement mit SAP Concur Request und Expense und profitiert so von deutlich kürzeren Durchlaufzeiten und mehr Transparenz. Mit dem IT-Partner ORBIS SE setzte man zudem spezielle Anforderungen um, wie die Integration der Firmenkreditkarten, die Abbildung des Thüringer Reisekostengesetzes oder das Reverse-Charge-Verfahren.
Branche: Wirtschaftsförderung und Immobilienmanagement
Hauptsitz: Erfurt
Mitarbeitende: mehr als 250
Website: www.leg-thueringen.de
Ob Wirtschaftsdelegationen nach Südkorea oder in die USA, Messeauftritte wie der Gemeinschaftsstand auf der Frankfurter Buchmesse oder Dienstfahrten zu Projektstandorten und Mietobjekten quer durch Thüringen: Für viele Beschäftigte der Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH (LEG Thüringen) sind Geschäftsreisen Teil des Arbeitsalltags.
Digital statt auf Papier: Dienstreiseprozesse mit SAP Concur
Allerdings war das Dienstreisemanagement bis vor Kurzem komplett papiergebunden. Wer eine Reise abrechnen wollte, füllte ein Formular von Hand aus, sammelte Hotel-, Bahn- und Flugbelege, schickte alles per Hauspost an die Buchhaltung, die die Daten manuell in SAP FI erfasste. Das war umständlich und zeitraubend sowie zugleich wenig transparent und fehleranfällig. Oft vergingen früher mehrere Tage, bis eine Reisekostenabrechnung abschließend bearbeitet war.
Seit der Einführung von SAP Concur Request und Expense laufen Reiseprozesse komplett anders. Vom Antrag und seiner Genehmigung über die Belegerfassung bis zur Abrechnung und Verbuchung in SAP werden alle Schritte durchgängig digital und standardisiert abgewickelt. „Das vereinfacht und beschleunigt die Abläufe enorm, und sie sind zudem vollständig transparent und nahezu fehlerfrei. Zugleich entfällt der Ausdruck von Belegen, was Kosten senkt und für mehr Nachhaltigkeit sorgt“, sagt der zuständige Projektleiter Martin Bräutigam bei der LEG Thüringen.
LEG Thüringen verfolgt ganzheitliche Digitalisierungsstrategie
Das Unternehmen verantwortet als 100-prozentige Tochter des Freistaats Thüringen zentrale Aufgaben der Wirtschafts- und Strukturentwicklung, um das Bundesland als attraktiven Standort zu positionieren. Dazu zählen die Wirtschaftsförderung, das Immobilienmanagement und die Fachkräftesicherung.
Teil der LEG Thüringen sind auch die Thüringer Landesenergieagentur (ThEGA), die Unternehmen, Kommunen und Bürger zur Energiewende berät, und die Digitalagentur Thüringen (DAT), die Ministerien und Landesbehörden bei der Umsetzung ihrer Digitalisierungsziele unterstützt.
Die LEG verfolgt diesen Auftrag auch intern konsequent: Wer anderen bei der digitalen Transformation hilft, muss die eigenen Arbeitsprozesse entsprechend aufgestellt haben. Im Rahmen einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie migrierte die LEG vor Kurzem von SAP ERP auf SAP S/4HANA, während mit SAP SuccessFactors im HR-Bereich und der ECM-Lösung enaio von Optimal Systems bereits moderne IT-Lösungen im Einsatz waren. Ein weiterer Baustein in dieser Strategie ist nun die Abbildung der Geschäftsreiseprozesse in SAP Concur.
50 bis 60 Prozent kürzere Durchlaufzeit, volle Kostentransparenz
Die Ergebnisse sprechen für sich. Die rund 330 Endanwender reichen Reiseanträge und Kostenvoranschläge heute digital über SAP Concur ein, per Browser am PC oder unterwegs via Concur-App auf dem Smartphone. Der Antrag geht automatisch an den zuständigen Vorgesetzten. Dieser gibt ihn frei oder lehnt ihn ab, falls er gegen Richtlinien des Thüringer Reisekostengesetzes (ThürRKG) verstößt. Dank einer Stellvertreterfunktion werden Reiseanträge auch genehmigt, wenn der Vorgesetzte im Urlaub ist oder wegen Krankheit ausfällt. Über die mobile App erfassen Mitarbeitende ihre Reisespesenbelege direkt per Foto-Scan. Mit der Firmenkreditkarte bezahlte Beträge fließen automatisch in SAP Concur Expense ein und werden dort mit den fotografierten digitalen Belegen verknüpft. Das reduziert Bearbeitungsrückstände nach Dienstreisen auf ein Minimum und entlastet Mitarbeitende spürbar. In Summe verkürzen die papierlosen Abläufe die Durchlaufzeit pro Vorgang im Schnitt um mindestens 50 bis 60 Prozent, ein klarer Mehrwert. Erforderte jede Abrechnung früher gut ein bis zwei Stunden manuellen Aufwand, ist sie heute inklusive Beleg-Scan in 15 bis 30 Minuten erledigt. Auch die Genehmigung und automatische Übergabe an SAP erfolgt jetzt zum Teil innerhalb eines Tages. Mit den integrierten Reporting-Funktionen lassen sich monatliche Dienstreisen und Kosten je Fachbereich auswerten und transparent nachvollziehen, ein weiterer Pluspunkt.
Partnerschaftliche Zusammenarbeit als Erfolgsschlüssel
Die Entscheidung für die SAP-Concur-Plattform fällten die Verantwortlichen bei der LEG Thüringen nach einer fundierten Marktanalyse. Ausschlaggebend waren der Funktionsumfang, die nahtlose Verknüpfung mit der vorhandenen SAP-Landschaft und die Möglichkeit, regulatorische Anforderungen im Standard abzubilden. Den Zuschlag für die Implementierung erhielt die ORBIS SE im Zuge einer beschränkten Ausschreibung. Der international tätige IT-Dienstleister überzeugte durch nachgewiesenes Know-how bei der Umsetzung von End-to-End-Prozessen im Reise- und Ausgabenmanagement mit SAP Concur. Das und die partnerschaftliche Zusammenarbeit, die hohe Lösungskompetenz sowie die gute Erreichbarkeit trugen wesentlich dazu bei, dass die Einführung zügig abgeschlossen werden konnte. Das Budget unterschritt man sogar, obwohl das Projekt anspruchsvolle Herausforderungen bereithielt.
Anspruchsvolle Anforderungen sauber umgesetzt
Eine kritische Anforderung war die Abbildung der ThürRKG-Vorgaben im System, denen die LEG als Tochter des Freistaats unterliegt und die die Erstattung von Auslagen für Dienstreisen regeln. Gleiches galt für die Integration von Spesenkreditkarten der Commerzbank via Schnittstellen (APIs), damit Transaktionsdaten automatisch in SAP Concur einfließen. Das beschleunigt die Abrechnung und die Erstattung der Kreditkartenumsätze, zugleich erhöht es die Datensicherheit.
Als anspruchsvoll erwies sich auch die Einrichtung des Reverse-Charge-Verfahrens, damit die Umsatzsteuerschuld, etwa für Hotelübernachtungen, Mietwagen oder Flug- und Beförderungsleistungen im EU‑ oder Nicht‑EU‑Ausland, korrekt auf die LEG verlagert wird. Das erforderte eine präzise Konfiguration der Steuergruppen, Ausgabentypen und Prüfregeln, um die steuerlichen Vorgaben ordnungsgemäß in SAP Concur abzubilden.
„Diese Anpassungen an unsere Anforderungen haben die Experten von ORBIS überzeugend gelöst“, verdeutlicht Martin Bräutigam. Das galt auch für die Verknüpfung von SAP Concur mit der SAP-Finanzbuchhaltung, die über die Standardschnittstelle SAP Integration with Concur Solutions (ICS) erfolgte. Das gewährleitet, dass Buchungsbelege (FI-Belege) und digitale Belege, etwa von Hotel-, Zug- und Flugrechnungen, aus SAP Concur direkt in SAP FI einfließen. Umgekehrt werden aus SAP FI Kostenstellen, PSP-Elemente und Innenaufträge sowie aus SAP SuccessFactors auch Personalstammdaten in die SAP-Reiselösung übertragen.
“ Die Einführung von SAP Concur Request und Expense ist ein weiterer Schritt, um interne Prozesse zu digitalisieren, zu standardisieren und zu optimieren.”
Martin Bräutigam, Projektleiter ECM
End-to-End-Digitalisierung der Reiseprozesse als Ziel
Martin Bräutigam zieht ein positives Fazit. „Die Einführung von SAP Concur Request und Expense ist ein weiterer Schritt, um interne Prozesse zu digitalisieren, zu standardisieren und zu optimieren.“ Mit dem bisher Erreichten gibt man sich bei der LEG Thüringen aber nicht zufrieden. Die Reiseprozesse werden regelmäßig auf weiteres Verbesserungspotenzial hin analysiert. Geprüft wird zudem die Einführung von SAP Concur Travel zur Buchung von Geschäftsreisen. Ziel ist es, den gesamten Prozessablauf vom Antrag über die Buchung bis zur Abrechnung komplett integriert in einer Lösung abzubilden. Dann steht dem digitalen Dienstreisemanagement nichts mehr im Weg.
