Vom Papierformular zur Power App: Rivella digitalisiert seinen Außendienst

Papierformulare, manuelle Datenerfassung und SAP-Anpassungen bremsten den Innen- und Aussendienst von Rivella.Gemeinsam mit ORBIS entwickelte der Schweizer Getränkehersteller eine Power App, die Kühlschrank-Anfragen, Störungsmeldungen und digitale Unterschriften direkt ins CRM überführt. Das Ergebnis: vollständig papierfreie Prozesse und eine hervorragende User Adoption im gesamten Innen- und Außendienst.

Die Rivella AG mit Sitz in Rothrist wurde 1952 gegründet und ist heute die größte Unternehmensgruppe für Erfrischungsgetränke mit Schweizer Herkunft. Das Familienunternehmen belegt Platz 2 im nationalen Erfrischungsgetränkemarkt, erreicht einen Bekanntheitsgrad von 95 Prozent und zählt hinsichtlich Reputation zu den Top 10 Unternehmen der Schweiz. Rund 230 Mitarbeitende sorgen dafür, dass jährlich über 95 Millionen Liter Getränke in die Regale und Kühlschränke des Landes gelangen.

Wenn Papier den Außendienst ausbremst

Der Außendienst von Rivella betreut Restaurants, Betriebsrestaurants, Cafeterias und weitere Gastronomiebetriebe in der ganzen Schweiz. Dabei platziert das Team nicht nur Getränke, sondern auch Rivella-Kühlschränke direkt bei den Kundinnen und Kunden. Um diese Prozesse weiter zu optimieren, entschied sich Rivella, die bisher papierbasierten Abläufe rund um Kühlschrank-Anfragen, Störungsmeldungen und Geräteaustausch konsequent zu digitalisieren.

Konkret bedeutete das: Die Mitarbeitenden erfassten Anfragen über handschriftliche Formulare und leiteten diese anschliessend per Teams-Kanal an den Innendienst weiter, wo die Daten manuell in ein eigens erstelltes SAP-Tool übertragen wurden.

Diese Arbeitsweise liess wenig Raum für Effizienz und war im Tagesgeschäft nur schwer skalierbar. Im Backoffice lief die Übersicht über den Zustand und Standort der Geräte über eine SAP-Custom-Entwicklung. Rivella suchte deshalb nach einer Lösung, die den gesamten Prozess digitalisiert, direkt in Dynamics CRM eingebunden ist und den Medienbruch aufhebt.

Power App-Entwicklung mit Microsoft Dynamics: agil, transparent, nutzerzentriert

Rivella arbeitet seit 2016 mit ORBIS zusammen und setzt dabei bewusst auf moderne Technologien und kurze Innovationszyklen. Schon vor dem aktuellen Projekt hatte das Team gemeinsam eine Werbemittel-App auf Basis von Microsoft Dynamics umgesetzt. Diese Erfahrung bildete das Fundament für die Cooler App, denn bewährte Strukturen, eingespielte Zusammenarbeit und das gegenseitige Verständnis für Anforderungen und Arbeitsweise waren von Anfang an vorhanden.

Den Startschuss gab im August 2025 eine gemeinsame Analysephase: Rivella zeichnete den bestehenden Prozess im Detail auf und übergab die Ergebnisse an ORBIS. In mehreren Workshops erarbeiteten beide Seiten daraus den Soll-Zustand. Besonders wichtig war Rivella dabei ein konsistentes Erscheinungsbild. Die neue Cooler App sollte sich optisch an die bestehende Werbemittel-App anlehnen, damit die Mitarbeitenden nicht jedes Mal eine völlig neue Oberfläche erlernen müssen.

Auf Basis dieser Anforderungen erstellte ORBIS zunächst UI/UX-Mockups, die Rivella prüfte und freigab. Anschließend ging das Projekt in die Entwicklung, die in agilen Sprints organisiert war. Zweiwöchentliche Jour Fixes sorgten für Transparenz über den Projektstatus. Aufgaben und Fortschritte wurden über DevOps gesteuert, was einen reibungslosen Austausch ermöglichte.

Eine besondere Herausforderung stellte die Integration von Scribble dar, einer Lösung zum Erfassen digitaler Unterschriften. ORBIS hatte zwar Erfahrung mit DocuSign, doch Rivella setzte firmenintern auf Scribble und wollte dieses Tool beibehalten. Die Anbindung erwies sich als technisch anspruchsvoll, doch gemeinsam fanden beide Teams eine tragfähige Lösung.

Bereits um Weihnachten 2025 war die App technisch fertiggestellt. Rivella entschied sich jedoch dafür, den Go-live auf März 2026 zu legen und nutzte das vierteljährliche Außendienst-Meeting, um die App allen Mitarbeitenden vor Ort vorzustellen und anschließend auszurollen. Zuvor hatte ein kleinerer Kreis die Lösung im Alltag getestet und letzte Change Requests an ORBIS übermittelt. Dieser gezielte Rollout zahlte sich aus: Die User Adoption war von Beginn an hervorragend, es gab keinerlei negatives Feedback aus dem Vertriebsteam.

Entscheidend für den Projekterfolg war die enge Abstimmung mit dem Rivella-Team. Rivella brachte sich in jeder Testphase engagiert ein und lieferte schnell Rückmeldungen. „Die Zusammenarbeit mit dem Team von Rivella ist sehr offen und konstruktiv. Man kann wirklich alles ansprechen und bekommt rasch Support. Für mich ist die Partnerschaft mit Rivella exzellent“, sagt Alex Häusermann, Consultant bei ORBIS Schweiz.

Dass ORBIS früh im Projekt konsequent auf UI/UX-Design setzte, hatte einen klaren Vorteil: Der Außendienst erkannte die App sofort als vertraut und intuitiv. „Es war von beiden Seiten immer sehr lösungsorientiert“, fasst Nicole Suter, Leiterin Verkauf Innendienst, die Projektarbeit zusammen.

Digital statt handschriftlich: Was sich seit dem Go-live verändert hat

Seit dem Go-live im März 2026 arbeitet der Aussendienst von Rivella vollständig papierlos. Alle Kühler-Prozesse laufen heute digital über die Power App und fließen nahtlos ins CRM. Das manuelle Abtippen und Weiterleiten von Formularen entfallen komplett.

Für das Team vor Ort bedeutet das spürbar weniger Aufwand im Tagesgeschäft. Für das Backoffice entsteht ein deutlich schlankerer und aktuellerer Überblick über sämtliche Geräte im Feld. Und die SAP-Sonderlösung für das Kühler-Inventory gehört der Vergangenheit an.

Seit der Einführung werden zudem deutlich mehr Kühler-Anträge gestellt als zuvor. Der niedrigschwellige digitale Prozess motiviert den Außendienst, aktiver Kühlschränke zu platzieren. Für Rivella bedeutet das mehr Markenpräsenz am Point of Sale, stärkere Partnerbindung und letztlich mehr Absatz. Die Cooler App zeigt, wie sich mit einer schlanken Power App auf Basis von Microsoft Dynamics komplexe Feldprozesse schnell und wirtschaftlich digitalisieren lassen.

„Die Cooler App ist ein wirklich gutes Beispiel, das das Leben von Innen- und Außendienst vereinfacht und trotzdem die Prozesse eingehalten werden. Für uns ist klar: Diesen Weg möchten wir weitergehen.“

Monika Hess, Projektverantwortliche auf Seiten von Rivella