Standortübergreifende Zeitwirtschaft bei K+S: Mehr Effizienz durch Standardisierung und Digitalisierung

Unterschiedliche Standortanforderungen, gewachsene Prozesse und individuelle Regelungen erschwerten bei K+S eine einheitliche Zeitwirtschaft. Gemeinsam mit ORBIS entstand eine standortübergreifende Lösung, die Prozesse standardisiert, die Digitalisierung vorantreibt und für mehr Transparenz sowie Effizienz sorgt.

Globale Präsenz, vielfältige Anforderungen

K+S zählt zu den international führenden Rohstoffunternehmen mit Schwerpunkt auf der Gewinnung und Verarbeitung von Kali- und Salzprodukten. Das Unternehmen beschäftigt rund 11.000 Mitarbeitende weltweit und ist mit Produktionsstätten sowie Vertriebsgesellschaften in Europa sowie Nord- und Südamerika vertreten. Die rund 50 Standorte auf fünf Kontinenten bedienen Kunden aus den Bereichen Landwirtschaft, Industrie, Verbraucher und Kommunen. Dabei steht eine effiziente und zukunftsorientierte Organisation der Geschäftsprozesse im Mittelpunkt.

Vor dem Projekt wurden zeitwirtschaftliche Prozesse an den einzelnen Standorten über individuelle Programmierungen abgebildet. Einheitliche Standards existierten nicht. Viele administrative Aufgaben, beispielsweise die Bearbeitung von Abwesenheiten oder Mehrarbeitsanträgen, lagen ausschließlich bei den HR-Abteilungen. Gleichzeitig war die Abstimmung von Schichtplänen mit erheblichem Aufwand verbunden

Hinzu kamen technische Herausforderungen. Die bestehende Anwendung stieß zunehmend an ihre Leistungsgrenzen. Informationen wurden zentral innerhalb einer Oberfläche dargestellt, während aussagekräftige Reporting-Möglichkeiten fehlten. Für verschiedene Aufgaben kamen zusätzlich Excel-Dateien zum Einsatz, was zu Medienbrüchen und zusätzlichem Pflegeaufwand führte.

Als Teil des Zukunftskonzepts 2026 entschied sich K+S daher für eine umfassende Modernisierung der Zeitwirtschaft. Ziel war es, Performance und Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, papierbasierte Prozesse abzulösen und die notwendige Flexibilität für zukünftige Anforderungen zu schaffen.

Ein modulares Cockpit für die Zeitwirtschaft

Gemeinsam mit ORBIS wurde ein neues Cockpit Zeitwirtschaft entwickelt, das speziell auf die Anforderungen von K+S zugeschnitten ist. Die Lösung basiert auf einem modularen Ansatz und ermöglicht es, unterschiedliche standortspezifische Regelungen flexibel zu konfigurieren. Gleichzeitig wurden Planungs-, Pflege- und Reportingfunktionen klar voneinander getrennt, um eine bessere Benutzerführung und höhere Transparenz zu erreichen

Ein besonderer Fokus lag darauf, die Lösung so flexibel zu gestalten, dass neue gesetzliche oder betriebliche Anforderungen künftig eigenständig durch K+S abgebildet werden können. Bereits vorhandene und bewährte Funktionen wurden dabei gezielt übernommen und in die neue Anwendung integriert.

Enge Zusammenarbeit und frühzeitige Einbindung der Fachbereiche

Der Projekterfolg basierte maßgeblich auf der engen Zusammenarbeit zwischen K+S und ORBIS. Bereits in der Konzeptionsphase wurden Vertreter aller Standorte sowie die Betriebsräte aktiv eingebunden. Workshops, Interviews und regelmäßige Abstimmungsrunden sorgten dafür, dass Anforderungen frühzeitig aufgenommen und gemeinsam priorisiert wurden.

Besondere Bedeutung hatte die Pilotierung an einem ausgewählten Standort. Dort wurde das neue Cockpit unter realen Bedingungen getestet und gemeinsam mit den Anwendern weiter optimiert. Ergänzend wurden Schulungen, E-Learnings sowie praxisnahe Informationsangebote bereitgestellt, um eine hohe Akzeptanz der neuen Lösung sicherzustellen.

Mehr Transparenz, weniger Aufwand und höhere Zukunftsfähigkeit

Die Lösung sorgt für eine deutlich höhere Performance und ermöglicht die schnelle Umsetzung neuer Anforderungen – auch bei unterschiedlichen Regelungen an einzelnen Standorten. Gleichzeitig werden Prozesse standardisiert und die Digitalisierung innerhalb des Unternehmens konsequent vorangetrieben.

Auch Führungskräfte profitieren von den neuen Möglichkeiten. Erweiterte Reporting-Funktionen schaffen mehr Transparenz und unterstützen eine effizientere Steuerung zeitwirtschaftlicher Prozesse. Für K+S bildet die neue Lösung damit eine wichtige Grundlage, um den steigenden Anforderungen an moderne und digitale HR-Prozesse langfristig gerecht zu werden.

Marc Herzig zieht ein positives Fazit. „Durch die optimierten Reporting-Möglichkeiten für unsere Führungskräfte und die hohe Akzeptanz des Cockpits Zeitwirtschaft – das zudem S/4HANA-tauglich ist – treiben wir die Digitalisierung und Standardisierung unserer Prozesse konsequent voran.“

Mit dem ORBIS Cockpit Zeitwirtschaft verfügt K+S heute über eine zukunftsfähige Lösung, die standortübergreifende Standards mit der notwendigen Flexibilität für individuelle Anforderungen verbindet. So ist K+S besten aufgestellt, um die Digitalisierung der Zeitwirtschaft kontinuierlich weiter voranzutreiben und Prozesse nachhaltig zu optimieren.