HTGF digitalisiert Deal-Management mit Dynamics 365 und Power Apps

Ein Dienstagmorgen in Bonn: Im Konferenzraum des High-Tech Gründerfonds (HTGF) präsentiert ein deutsches KI-Start-up seine innovative Technologie. Die Chancen auf eine Finanzierung durch den HTGF als Leadinvestor stehen gut. Das Gründerteam überzeugt mit einer innovativen KI-Lösung, klar erkennbarem Potenzial für den Product-Market-Fit (PMF) und einem zukunftsweisenden Geschäftsmodell.

Das Investmentteam des HTGF prüft jedes Jahr mehr als 2.000 Start-up-Pitches aus den Bereichen Deep Tech, Industrial Tech, Climate Tech, Digital Tech, Life Sciences und Chemie. Im Fokus stehen bahnbrechende Technologien mit internationalem Skalierungspotenzial, technologische Exzellenz und Gründerteams mit hoher unternehmerischer Ambition.

Seit seiner Gründung im Jahr 2005 hat der Fonds über 800 Start-ups mit auf den Weg gebracht und rund 200 erfolgreiche Exits realisiert. Er gilt in Deutschland und Europa als einer der aktivsten Frühphaseninvestoren, ein Paradebeispiel für die erfolgreiche Mobilisierung privaten Kapitals und die enge Zusammenarbeit von öffentlicher Hand und Privatwirtschaft.

„Unsere Kernprozesse umfassen das gesamte Investment- und Portfoliomanagement von der Identifizierung eines Start-ups über seine kontinuierliche Betreuung bis hin zum Exit. Eine effiziente und transparente Steuerung dieser langfristigen Abläufe sowie ihre lückenlose und rechtskonforme Dokumentation sind von zentraler Bedeutung“, sagt Peter Kolvenbach, Senior IT Service Manager CRM beim HTGF. Die Voraussetzung dafür war eine konsequente Digitalisierung des Kernprozesses auf Basis einer integrierten, skalierbaren und zukunftssicheren sowie möglichst kosteneffizienten IT-Systemlandschaft mit zentraler Datenhaltung im Sinne einer Single Source of Truth.

„Eine Analyse des Status quo zeigte, dass sich dieses Ziel mit einer Cloud-first-Strategie und der SaaS-Cloud-Plattform Dynamics 365 von Microsoft am besten erreichen ließ", erläutert Jan Bernhardt, Head of IT beim HTGF. Dynamics 365 bietet den gewünschten Funktionsumfang, lässt sich flexibel an individuelle Anforderungen anpassen und integriert sich nahtlos in die beim HTGF eingesetzten Microsoft-Lösungen wie Microsoft 365, Power BI, SharePoint und LinkedIn.

Die neue Cloud-Plattform für das Deal- und Entscheidungsmanagement mit einer zentralen Dataverse-Datenbasis ersetzt eine veraltete Eigenentwicklung. Ihre Vorteile zeigten sich bald nach dem Go-Live. Das HTGF-Investitionsteam arbeitet vom ersten Kontakt mit einem Tech-Start-up bis zur finalen Investitionsentscheidung nun digital auf einer intuitiven Weboberfläche, die Prozesse beschleunigt, die Zusammenarbeit vereinfacht und agile Entscheidungen ermöglicht.

Identifiziert das Investmentteam ein vielversprechendes Start-up in öffentlichen Quellen, Netzwerken oder auf Events, wird es als Lead in Dynamics 365 angelegt. Danach durchläuft es die Prozessschritte über den Deal bis zur im Idealfall positiven Investitionsentscheidung. Zusätzlich verkürzt wird der Prozess, da Mitglieder des Investmentkomitees Entscheidungen in einer speziellen Power App treffen können, die sich auch auf Mobilgeräten nutzen lässt.

Insgesamt bleibt so mehr Zeit, sich auf die Kernaufgaben zu fokussieren: nämlich vielversprechende Tech-Start-ups zu finden und sie von der Investitionsentscheidung über den Exit bis zur Anschlussfinanzierung zu begleiten. Auch Start-ups profitieren von den schnelleren Prozessen, haben sie doch im Fall einer Zusage frühzeitiger Planungssicherheit. Alles in allem ein klarer Mehrwert.

Jeder Beschluss wird inklusive Audit-Log-Datei unveränderlich und revisionssicher im Deal-Modul von Dynamics 365 abgelegt. Zugleich wird die gesamte E-Mail-Korrespondenz zu einem Deal in Microsoft Outlook nach einer Dubletten- und ID-Prüfung mit den dazugehörigen Unterlagen im SharePoint-Verzeichnis des jeweiligen Deals lückenlos dokumentiert. So entsteht die 360-Grad-Sicht, die nötig ist, um Deal-bezogene Prozesse jederzeit nachvollziehen zu können sowie Aufbewahrungs- und Nachweispflichten zu erfüllen und gesetzliche Vorschriften an Finanzprodukte einzuhalten.

Die Entscheidungs-App wird beim HTGF nicht allein für deal-, sondern auch für organisations- und personalbezogene Entscheidungsprozesse genutzt, die ebenfalls dokumentiert werden. Der Zugriff auf Entscheidungen, etwa auf eine Personalentscheidung, wird, sofern nötig, über Rollen und Berechtigungen auf bestimmte End-User beschränkt.

Von hoher Bedeutung ist für den HTGF als Seed-Investor naturgemäß auch ein erfolgreiches Fundraising bei Investoren aus der freien Wirtschaft. Die Planung, Umsetzung und Kontrolle entsprechender Aktivitäten zur Einwerbung von Kapital erfolgt nun ebenfalls effizient und transparent in Dynamics 365.

Da dieses anspruchsvolle Digitalisierungsprojekt zahlreiche Herausforderungen bereithielt, suchte der HTGF nach einem passenden IT-Partner und fand ihn in der ORBIS SE. Der IT-Dienstleister überzeugte durch sein umfassendes Know-how in Bezug auf Dynamics 365 und die Prozessdigitalisierung mit Microsoft-Technologien. Dank der partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen dem internen Team und den ORBIS-Beratern, die laut Peter Kolvenbach „wie eine Einheit“ agieren, ging die Einführung von Dynamics 365 und der Power App zügig über die Bühne.

Das Fazit von Jan Bernhardt fällt bislang positiv aus: „Mit der Cloud-Plattform Dynamics 365 und den Diensten der Power Platform haben wir eine moderne und integrierte IT-Systemlandschaft aufgebaut, um unsere Kernprozesse zu digitalisieren, zu optimieren und auf die Zukunft auszurichten. Der Nutzen ist groß, denn Abläufe rund um das Deal- und Entscheidungsmanagement lassen sich nun deutlich einfacher, schneller und vollständig transparent abwickeln.“

Und es geht weiter: Die neue Dynamics-365-Plattform soll nun Zug um Zug erweitert werden, sofern möglich nahe am Microsoft-Standard. Geplant ist ein Online-Portal, über das Fondsinvestoren strukturierten Einblick in die Deal-Pipeline erhalten. Dort können sie über eine Filtersuche Start-ups recherchieren, die zum eigenen strategischen Fokus passen und direkt den zuständigen Ansprechpartner beim HTGF kontaktieren.

Der Fonds beschäftigt sich zudem intensiv damit, Mitarbeitende durch die Automatisierung von Arbeitsaufgaben mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) zusätzlich bei Routineaufgaben zu entlasten, die Arbeitsqualität zu erhöhen und kreative sowie strategische Aufgaben zu fördern. Der KI-Einsatz wird zudem vorangetrieben, um Wagniskapital zukünftig noch gezielter in Technologien von morgen zu lenken. Übrigens: Dank der digitalen Prozesse erhielt das eingangs erwähnte Start-up zügig das nötige Kapital, um seine KI-Lösung weiterentwickeln und sein Wachstum vorantreiben zu können. Da schließt sich der Kreis.