{"id":3976,"date":"2025-04-24T10:00:00","date_gmt":"2025-04-24T09:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.orbis.de\/blog\/?p=3976"},"modified":"2025-11-27T08:59:53","modified_gmt":"2025-11-27T07:59:53","slug":"bedarfsorientierte-automatisierung-fuer-hr-prozesse","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/prozesse\/modern-work\/bedarfsorientierte-automatisierung-fuer-hr-prozesse\/","title":{"rendered":"Digitale Organisation \u2013 Mit bedarfsorientierter Automatisierung HR-Prozesse clever unterst\u00fctzen"},"content":{"rendered":"\n<p>Die t\u00e4glichen Herausforderungen im Bewerbermanagement sind vielf\u00e4ltig. Trotz zunehmender Digitalisierung der Kernprozesse durch g\u00e4ngige Spezialsoftware, sind immer noch viele zeitintensive oder gar manuelle Prozesse in Unternehmen aufzufinden. Darunter f\u00e4llt beispielsweise die Koordination relevanter Bewerberdaten, die stetige Kommunikation mit den Fachbereichen und den Bewerbenden sowie die Planung von Vorstellungsgespr\u00e4chen.<\/p>\n\n\n\n<p>Anhand eines anschaulichen Beispiels m\u00f6chten wir Ihnen einen Einblick in die <strong>Erarbeitung einer digitalen, automatisierten L\u00f6sung<\/strong> erm\u00f6glichen, welche Ihre HR-Mitarbeitende bei der Koordination und<strong> Durchf\u00fchrung relevanter Aktivit\u00e4ten des Bewerbermanagements<\/strong> unterst\u00fctzt. Vom groben Prozess bis zur fertigen L\u00f6sung, die als Basis einer modernen, digitalen Organisation im Personalwesen dient, beleuchten wir dabei die relevanten Schritte hin zum Arbeitsergebnis.<\/p>\n\n\n\n<p>In unserem Szenario hat das Unternehmen keine HR-Suite gro\u00dfer Softwareanbieter, sondern agiert \u00fcber teilmanuelle Abl\u00e4ufe. Es besteht der Wunsch zur Digitalisierung und Standardisierung. Zudem sollen bestehende (etablierte) Anwendungen, wie z. B. Azure Entra ID oder Ticketsysteme der IT, optimaler eingesetzt und organisatorische Herausforderungen aufgedeckt werden.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-wie-sieht-die-prozessaufnahme-im-bewerbermanagement-aus\">Wie sieht die Prozessaufnahme im Bewerbermanagement aus?<\/h2>\n\n\n\n<p>Unsere Basis bildet der wahlweise remote oder vor Ort <strong>durchgef\u00fchrte Process Scoping Workshop<\/strong>. Hier werden die individuellen Prozesse gemeinsam modelliert und n\u00e4her betrachtet. Es gelten keine komplizierten Vorgaben zur (technischen) Abbildung von Abl\u00e4ufen, stattdessen ist die <strong>native Betrachtung<\/strong><strong> der t\u00e4glichen Arbeit<\/strong> und gemeinsame Diskussionen eine der wichtigsten Grundlagen, um <strong>Optimierungspotenziale<\/strong><strong> sichtbar<\/strong> zu machen. Vorbereitende Ma\u00dfnahmen wie eine Prozessbeobachtung oder die Sichtung von bestehenden Dokumentationen lassen sich dazu optimal integrieren, sind aber kein Muss. Explizites technisches Know-How ist keine Voraussetzung.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Moderation des Workshops orientiert sich dabei an einer groben Ablaufstruktur:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Wir vermerken wichtige Rahmenbedingungen Ihres Prozessumfeldes.<\/li>\n\n\n\n<li>Die gemeinsame Prozessaufnahme bildet den Kern unserer Workshops.<\/li>\n\n\n\n<li>Wir notieren Abh\u00e4ngigkeiten, Schnittstellen und Besonderheiten Ihrer Prozesse.<\/li>\n\n\n\n<li>Wir identifizieren Ihre wiederkehrenden Herausforderungen.<\/li>\n\n\n\n<li>Wir diskutieren Ihre organisatorischen Herausforderungen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Das erste Ergebnis des Workshops ist eine gemeinsam erarbeitete, visuelle <strong>Darstellung des konkreten Prozesses, <\/strong>wie in der folgenden Abbildung beispielhaft dargestellt:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"576\" src=\"https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Beispielhafter-Teilprozess-des-Bewerbermanagement-1024x576.png\" alt=\"Teilprozess des Bewerbermanagement\" class=\"wp-image-3981\" title=\"Beispielhafter Teilprozess des Bewerbermanagement\" srcset=\"https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Beispielhafter-Teilprozess-des-Bewerbermanagement-1024x576.png 1024w, https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Beispielhafter-Teilprozess-des-Bewerbermanagement-300x169.png 300w, https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Beispielhafter-Teilprozess-des-Bewerbermanagement-768x432.png 768w, https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Beispielhafter-Teilprozess-des-Bewerbermanagement.png 1200w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-wie-konnen-wir-uns-die-fertige-losung-besser-vorstellen\">Wie k\u00f6nnen wir uns die fertige L\u00f6sung besser vorstellen?<\/h3>\n\n\n\n<p>Prozesse und eine m\u00f6gliche (Software-)L\u00f6sung k\u00f6nnen inhaltlich oft technisch sein, wirken praxisfern oder sind f\u00fcr viele Mitarbeitende zu abstrakt formuliert. Daher nutzen wir die <strong>visuelle Gestaltung ohne technische Umsetzung<\/strong> als Methodik und Konkretisierung der Anforderungen im Bewerbermanagement. Dies ist ein erster Schritt in Richtung der tats\u00e4chlichen Umsetzung durch die technischen Experten.<\/p>\n\n\n\n<p>Als weiteres Ergebnis des gemeinsamen Workshops wird \u2013 neben der Prozessaufnahme, inkl. abschlie\u00dfender Dokumentation \u2013 folglich auch <strong>ein Prototyp f\u00fcr ein neues Bewerbermanagement entwickelt<\/strong>. Ein Beispiel in unserem Szenario des Bewerbermanagements sehen Sie in folgender Abbildung. Im ersten Teil der Abbildung sehen Sie eine <strong>Skizze der Benutzeroberfl\u00e4che<\/strong> und im zweiten Teil das <strong>Konzept des dahinterliegenden Prozesses<\/strong>. An der Seite entdecken Sie M\u00f6glichkeiten zur Integration mit weiteren Systemen, wie SharePoint, Microsoft Teams, Outlook etc.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"807\" height=\"1024\" src=\"https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Prototyp-Maske-zentrale-Verwaltung-Bewerber-807x1024.jpg\" alt=\"Maske zur zentralen Verwaltung von Bewerbern\" class=\"wp-image-3982\" title=\"Prototyp einer Maske zur zentralen Verwaltung von Bewerbern\" srcset=\"https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Prototyp-Maske-zentrale-Verwaltung-Bewerber-807x1024.jpg 807w, https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Prototyp-Maske-zentrale-Verwaltung-Bewerber-236x300.jpg 236w, https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Prototyp-Maske-zentrale-Verwaltung-Bewerber-768x975.jpg 768w, https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Prototyp-Maske-zentrale-Verwaltung-Bewerber.jpg 1000w\" sizes=\"auto, (max-width: 807px) 100vw, 807px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-wie-sieht-nun-die-clevere-hr-losung-inkl-bedarfsorientierter-automatisierung-aus\">Wie sieht nun die clevere HR-L\u00f6sung inkl. bedarfsorientierter Automatisierung aus?<\/h2>\n\n\n\n<p>Nachdem der Prototyp erfolgreich getestet wurde, geht es anschlie\u00dfend in die konkrete Umsetzung. Diese ist im Kern durch eine zentrale \u00dcbersicht im Webbrowser, unterst\u00fctzt durch <strong>Workflow-Automatisierung<\/strong>, charakterisiert und bildet die neue Basis des Bewerbermanagements. Der Einstieg in das System ist f\u00fcr die HR<del> <\/del>Mitarbeitenden einfach und unkompliziert gestaltet. Ausgew\u00e4hlte Funktionen des neuen Bewerbermanagements nachfolgend im kurzen \u00dcberblick.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-endbenutzer-cockpit-als-sharepoint-liste\">Endbenutzer Cockpit als SharePoint Liste<\/h3>\n\n\n\n<p>Auf einen Blick sind die relevanten Informationen des Bewerbenden zug\u00e4nglich. Grundlage dessen ist eine zugangsbeschr\u00e4nkte <a href=\"https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/microsoft-beratung\/sharepoint.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" title=\"Erfahren Sie mehr zu den Potentialen von SharePoint.\">SharePoint<\/a> Liste. In der Liste ist per Farbmarkierung und Status jederzeit <strong>der aktuelle Stand einer Bewerbung nachvollziehbar<\/strong> (s. Abbildung unten). Die absolut wichtigsten Informationen zu einer Bewerbung sind ebenfalls bereits hier sichtbar.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1000\" height=\"685\" src=\"https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Listenuebersicht-und-Detailansicht-beispielhafter-digitalen-Loesung.jpg\" alt=\"Listen\u00fcbersicht und Detailansicht der entwickelten L\u00f6sung\" class=\"wp-image-3983\" title=\"Listen\u00fcbersicht und Detailansicht der beispielhaft entwickelten digitalen L\u00f6sung\" srcset=\"https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Listenuebersicht-und-Detailansicht-beispielhafter-digitalen-Loesung.jpg 1000w, https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Listenuebersicht-und-Detailansicht-beispielhafter-digitalen-Loesung-300x206.jpg 300w, https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Listenuebersicht-und-Detailansicht-beispielhafter-digitalen-Loesung-768x526.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1000px) 100vw, 1000px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-detailansicht-als-digitales-formular-mit-outlook-integration\">Detailansicht als digitales Formular mit Outlook Integration<\/h3>\n\n\n\n<p>Die Detailansicht zu einer Bewerbung ist \u00fcber eine Verlinkung aus der Liste heraus schnell zu erreichen. Entlang s\u00e4mtlicher Prozessschritte wird hier die Kommunikation durch Einbindung von Outlook zum Mailversand unterst\u00fctzt. <strong>Vorformulierte Mails zur Kontaktaufnahme<\/strong> oder <strong>Nachforderung weiterer Dokumente<\/strong> k\u00f6nnen <strong>direkt aus der Maske aufgerufen<\/strong> werden, ohne Outlook als Anwendung im Gesamten \u00f6ffnen zu m\u00fcssen:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"694\" src=\"https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Weitere-unterstuetzende-Funktionen-in-Detailansicht-1024x694.jpg\" alt=\"Funktionen der Detailansicht\" class=\"wp-image-3988\" title=\"Weitere unterst\u00fctzende Funktionen der Detailansicht\" srcset=\"https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Weitere-unterstuetzende-Funktionen-in-Detailansicht-1024x694.jpg 1024w, https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Weitere-unterstuetzende-Funktionen-in-Detailansicht-300x203.jpg 300w, https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Weitere-unterstuetzende-Funktionen-in-Detailansicht-768x521.jpg 768w, https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Weitere-unterstuetzende-Funktionen-in-Detailansicht.jpg 1500w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-weitere-integrationen-von-microsoft-365-tools\">Weitere Integrationen von Microsoft 365 Tools<\/h3>\n\n\n\n<p>Wird im weiteren Prozess eine Bewerbung an einen Fachbereich weitergeleitet, so lassen sich verschiedenste Schnittstellen anbinden. \u00dcber die digitale L\u00f6sung k\u00f6nnen zum Beispiel <strong>in Team-Kan\u00e4len automatisiert Beitr\u00e4ge gepostet<\/strong> und <strong>Aufgaben in <\/strong><a href=\"https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/microsoft-beratung\/microsoft-365.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" title=\"Erfahren Sie mehr zu den Tools von Microsoft 365.\">Microsoft ToDo<\/a> <strong>erstellt werden<\/strong>. Die M\u00f6glichkeiten zur Integration weiterer Anwendungen sind hierbei breit gef\u00e4chert und sollten sich nach den fachlichen Anforderungen der Mitarbeitenden richten.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-fazit-so-unterstutzt-sie-die-digitale-organisation-in-ihren-hr-prozessen\">Fazit: So unterst\u00fctzt Sie die digitale Organisation in Ihren HR-Prozessen!<\/h2>\n\n\n\n<p>Zusammengefasst haben wir gesehen, wie der gesamte Prozess der Erarbeitung einer digitalen L\u00f6sung am Beispiel eines Bewerbermanagements ohne HR-Spezialsoftware aussehen w\u00fcrde. Einer der Kernpunkte ist, dass im Rahmen des Process Scopings m\u00f6glichst vollst\u00e4ndige Anforderungen erarbeitet werden. Im Endergebnis soll ein individueller Prototyp stehen, der f\u00fcr die Fachbereichsnutzer m\u00f6glichst anschaulich alle Funktionen und Benutzeroberfl\u00e4chen darstellt. Auf Basis dieses Prototyps erfolgt eine konkrete technische Umsetzung, die sowohl umfangreich als auch mit einer Vielzahl von Systemen integriert sein kann.<\/p>\n\n\n\n<p>Haben Sie zu diesen Themen Fragen, Anregungen oder ben\u00f6tigen Sie Unterst\u00fctzung? Dann scheuen Sie sich nicht und kontaktieren Sie uns!<\/p>\n\n\n\n<p><a id=\"_msocom_1\"><\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a id=\"_msocom_1\"><\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a id=\"_msocom_1\"><\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a id=\"_msocom_1\"><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Erfahren Sie, wie Sie mithilfe bedarfsorientierter Automatisierung Ihre HR-Mitarbeitenden bei der Koordination, Kommunikation und Planung unterst\u00fctzen k\u00f6nnen.<\/p>\n","protected":false},"author":85,"featured_media":3978,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":true,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[4,47,8,7],"tags":[11,23],"class_list":["post-3976","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-branchen","category-branchenuebergreifend","category-modern-work","category-prozesse","tag-microsoft","tag-modern-workplace"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO 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