{"id":3056,"date":"2024-09-23T08:00:00","date_gmt":"2024-09-23T07:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.orbis.de\/blog\/?p=3056"},"modified":"2025-11-27T09:47:33","modified_gmt":"2025-11-27T08:47:33","slug":"effiziente-datenhaltung-mit-digitaler-akte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.orbis-group.com\/de-de\/blog\/branchen\/branchenuebergreifend\/effiziente-datenhaltung-mit-digitaler-akte\/","title":{"rendered":"OBAS: Effiziente Datenhaltung mit dem Usecase Digitale Akte"},"content":{"rendered":"\n

Mit der ORBIS Business Application Suite<\/a> (OBAS) haben Sie eine Plattform zur Steuerung und Vereinfachung Ihrer Gesch\u00e4ftsprozesse. Mit verschiedenen Usecases werden Funktionsl\u00fccken unterschiedlicher Bereiche geschlossen und ganzheitlich digitalisiert. Erfahren Sie in unserem dritten Artikel der OBAS-Blogreihe mehr \u00fcber den Usecase Digital Record (digitale Akte)<\/strong>.<\/a><\/p>\n\n\n\n

In vielen Unternehmen besteht die Notwendigkeit, w\u00e4hrend eines gesamten Lebenszyklus des Projektes, die dazugeh\u00f6rigen Informationen und Daten zu sammeln, um zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt jederzeit darauf zur\u00fcckgreifen zu k\u00f6nnen \u2013 egal ob es sich um einen Service-Fall oder die \u00c4nderung eines Produkts handelt. Aus dem Grund m\u00fcssen diese Daten jederzeit auffindbar und zug\u00e4nglich sein.<\/p>\n\n\n\n

Bevor die Digitalisierung fl\u00e4chendecken zum Einsatz kam, war es \u00fcblich f\u00fcr jedes Projekt physische Aktenordner anzulegen. Handelte es sich um ein kleines Projekt, reichten wenige Ordner aus, doch f\u00fcr gr\u00f6\u00dfere Projekte kamen schnell mehrere dutzend Aktenordner zusammen. Der Vorteil dieser Methode – die Informationen waren \u00fcbersichtlich geordnet und kategorisiert, jedoch gestaltete sich die Suche nach Dokumenten, zeitaufwendig und war wenig platzsparend.<\/p>\n\n\n\n

Durch die zunehmende Einf\u00fchrung von Computern, wurden immer weniger Unterlagen ausgedruckt und in Aktenordnern gelagert. Was fr\u00fcher ein mit Daten gef\u00fcllter Aktenschrank war, befindet sich heute in digitaler Form auf PCs oder einem Server. Im Idealfall liegen die Daten heutzutage schon digital vor. Vieles wird aber leider immer noch ausgedruckt \u2013 die digitale Akte ist eine Chance, das zu \u00e4ndern.<\/p>\n\n\n\n

Aber auch im digitalen Zeitalter ist es immer noch schwierig, Daten zentral an einer Stelle zusammenzuf\u00fchren und in geordneter Form abrufbereit zu halten, denn eine weit verstreute Datenhaltung an unterschiedlichen Stellen, sollte m\u00f6glichst vermieden werden.<\/p>\n\n\n\n

Wie Sie mit OBAS und dem Use Case Digitale Akte eine effizientere Datenhaltung erreichen<\/h2>\n\n\n\n

Finden Sie in unserem folgenden Blogbeitrag heraus, wie Sie es schaffen mit dem ORBIS Business Application Suite Usecase Digital Record (digitale Alte) Ihre Daten und Akten zentral und jederzeit zug\u00e4nglich abzulegen.<\/p>\n\n\n\n

Aufbau der digitalen Akte<\/h3>\n\n\n\n

Die digitale Akte by ORBIS<\/strong> baut ebenso wie die Usecases \u201eMaster Data Management<\/a>\u201c und \u201eChange Management<\/a>\u201c auf dem SAP Standard Case Management sowie auf dem SAP Standard SAP Folders Management auf und kann durch ORBIS um kundenspezifische Erweiterungen erg\u00e4nzt werden. Die zentrale Ordnerstruktur (auch Aktenmodell genannt) kann individuell angepasst werden und erm\u00f6glicht die Ablage von verschiedenen Daten <\/strong>wie beispielsweise Textdokumenten, PDFs, Excel-Tabellen, Zeichnungen, Skizzen, 3D-Modellen, Links und weitere Dateitypen. Neben diesen Dateien ist es auch m\u00f6glich SAP-Objekte, wie Dokumenteninformationss\u00e4tze, Materialst\u00e4mme oder Gesch\u00e4ftspartner zu verkn\u00fcpfen. Im Screenshot finden Sie eine beispielhafte Ordnerstruktur wieder. Hier sind Verkn\u00fcpfungen zu Materialien, Angebote, Projekte und Antr\u00e4ge zu sehen. Es k\u00f6nnen auch Dateien direkt abgelegt werden, z.B. PDF, Excel, Word etc.<\/p>\n\n\n\n

\"Ordnerstruktur<\/figure>\n\n\n\n

Vielseitige Anwendungsm\u00f6glichkeiten der digitalen Akte \u2013 nicht nur in Projekten<\/h3>\n\n\n\n

Neben der klassischen Projektakte gibt es weitere Beispiele f\u00fcr digitale Akten, die umsetzbar sind und angepasst werden k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\n