Flächenmanagement ist der stille Taktgeber wirtschaftlicher Gebäude. Wer Flächen sichtbar, steuerbar und auswertbar macht, gewinnt täglich: bei Kosten, Komfort und Klimazielen. Im Zusammenspiel aus Gebäudeverwaltung, BIM (Building Information Modeling) und Künstlicher Intelligenz entsteht ein neuer Standard – vom Modell in den Betrieb. Die Microsoft Power Platform wird dabei zur strategischen Klammer zwischen Daten, Prozessen und Entscheidungen.
Warum Flächenmanagement für Sie wichtig ist: Die Microsoft Power Platform‑ und Dynamics‑basierte Basis für transparentes und steuerbares Flächenmanagement
Flächen gehören zu den größten Werttreibern im Bestand – und gleichzeitig zu den am wenigsten transparenten. Wer Belegung, Nutzung und Kosten pro Quadratmeter kennt, kann Verschwendung vermeiden, Energie sparen und Mietwerte gezielt steigern. Genau hier setzt modernes Flächenmanagement an: Es macht Nutzung messbar und überführt sie in steuerbare Prozesse.
Die CAFM-gestützten Ansätze allein reichen dafür heute nicht mehr aus. Gefragt sind integrierte Plattformen, die Daten, Workflows und Auswertungen zusammenführen – und das flexibel, skalierbar und flexibel integrierbar mit bestehende Systemlandschaften. In unserer Kundenarbeit bildet dabei eine Power-Platform- und Dynamics-basierte Objekt- und Gebäudeverwaltung die Grundlage. Sie verbindet Flächeninformationen mit CRM, Portfolio- und Projektsteuerung und schafft so eine durchgängige Sicht vom Raum bis zur strategischen Entscheidung.
BIM-Modell neu gedacht: Die Brücke zwischen Gebäudeverwaltung und BIM
Gebäudeverwaltung liefert Prozesse, Rollen, Verträge und Kostenlogiken. BIM liefert Geometrie, Struktur und räumlichen Kontext – vom Raum bis zum einzelnen Asset. Erst eine konsequente BIM2FM-Strategie verbindet beides.
Doch was heißt das konkret? BIM-Modelle werden nicht als statische Planungsartefakte betrachtet, sondern als operative Datenquelle. Räume, Flächen und Assets werden eindeutig gekennzeichnet, importiert und regelmäßig aktualisiert (z. B. über Revit oder IFC). In der Power Platform lassen sich diese Informationen direkt mit FM-Prozessen verknüpfen – vom Ticket über den Arbeitsauftrag bis zur Kostenstelle.
Kurz gesagt: BIM macht Flächen sichtbar und verortbar, CAFM mit einer Plattform Strategie macht sie steuerbar. Zusammen wird Flächenmanagement vom Excel-Thema zum Echtzeit-Steuerungsinstrument – inklusive Visualisierung, Wartung, Disposition und Dokumentation direkt am digitalen Plan.
Ihre Story: Stellen Sie sich vor…
Sie betreten das Objekt. Auf dem Tablet öffnen Sie das BIM-Modell. Die Flächenübersicht zeigt: Die Belegungsquote im 3. OG liegt unter dem Zielwert. Direkt im Modell bündeln Sie mehrere Räume zu einer neuen Nutzungseinheit, verorten einen geplanten Umbau und lösen die notwendigen Arbeitsaufträge aus.
Der Techniker erhält automatisch seine mobile Checkliste, Material wird disponiert, Kosten laufen ins ERP, der Status aktualisiert sich im Dashboard. Im späteren Verlauf nehmen Sie noch arbeiten eines externen Partners ab und verorten direkt einen Mangel: Arbeitsauftrag im Plan markieren, Notiz hinzufügen, Foto anhängen – erledigt. Transparenz in Minuten statt in Wochen, weil Daten, Prozesse und Oberfläche auf einer Plattform zusammenlaufen.
KI im Flächenmanagement: Strategische Möglichkeiten für Unternehmen
1. Auslastungs- und Belegungsintelligenz
Sensorik, Computer Vision und bestehende Belegungsdaten lassen sich in der Power Platform zusammenführen. KI erkennt Auslastungsmuster, Stoßzeiten und Leerstände.
- Prognosen für Belegung und Energiebedarf
- Simulationen für Umbauten, Desk-Sharing oder Mietermix
- Empfehlungen für Flächenzuschnitte, wenn KPIs wie Kosten/m², Komfort oder SLA kippen
Die Stärke liegt nicht nur in der Analyse, sondern in der direkten Umsetzung: Empfehlungen fließen unmittelbar in Workflows und Maßnahmen.
2. Ticket-Routing & Instandhaltung
Meldungen werden per Texterkennung und -interpretation per Natural Language Processing (NLP) automatisch Raum, Fläche und Asset zugeordnet. Duplikate werden erkannt, Prioritäten nach Auswirkung auf Betrieb und KPIs gesetzt.
- Proaktive Wartung für gebäudetechnische Anlagen
- Automatische Verknüpfung von Arbeitsaufträgen, Material, Verrechnung und Dokumentation
- Generative Assistenz erstellt Checklisten, Arbeits-Briefings und DMS-Ablagen aus dem Flächenkontext
- Einkaufsoptimierung durch Bedarfsbündelung: Konsolidierte Material- und Leistungsbedarfe schaffen Verhandlungsspielräume und senken Beschaffungs- und Prozesskosten.
Fundament ist eine saubere Objekt- und Flächenlogik – umgesetzt in einer Plattform, die Prozesse ohne Medienbrüche verbindet.
3. Portfolio-KPIs & Entscheidungsunterstützung
Power-BI-Dashboards aggregieren Belegung, Kosten, Energie und SLA-Erfüllung über Objekte und Standorte hinweg. KI markiert Auffälligkeiten und Potenziale.
- Vergleich von Gebäuden, Nutzungen und Maßnahmen
- Unterstützung bei Investitions- und Umbauentscheidungen
- Datenbasierte Priorisierung statt Bauchgefühl
Flächenmanagement wird so vom operativen Werkzeug zur strategischen Entscheidungsgrundlage.
4. Datenfluss ohne Brüche
Ein zentraler Vorteil der Microsoft Power Platform ist ihre Integrationsfähigkeit. Standardisierte Anbindungen, Dublettenerkennung, serverseitige Filter und strukturierte Views sorgen dafür, dass Flächen- und Projektdaten konsistent bleiben – auch bei vielen beteiligten Systemen und Partnern.
In drei Schritten zum Mehrwert
Schritt 1 – Anforderungen klären und Zielbild definieren
In einem strukturierten Anforderungsworkshop werden Ziele, KPIs, Rollen, Datenquellen und Prioritäten festgelegt. Daraus entsteht ein fachliches Zielbild für Flächenmanagement, BIM2FM und Reporting. Die Power Platform ermöglicht es, Anforderungen früh in Prototypen zu überführen und gemeinsam zu validieren
Schritt 2 – Lösung iterativ umsetzen
Auf Basis des Zielbilds werden Flächenhierarchien, BIM-Integration und Kernprozesse umgesetzt: Tickets, Checklisten, mobile Apps, DMS und ERP-Anbindung. Dank Low-Code-Ansatz lassen sich Masken, Workflows und Logiken flexibel anpassen – auch bei sich ändernden Anforderungen.
Schritt 3 – Betrieb stabilisieren und Mehrwert ausbauen
Nach Rollout und Schulung folgt die gezielte Erweiterung um KI-Funktionen, Prognosen und Portfolio-Analysen. Die Plattform wächst mit den Anforderungen – neue Use-Cases lassen sich ergänzen, ohne bestehende Prozesse zu destabilisieren.
Fazit
Flächenmanagement entfaltet seinen vollen Wert, wenn BIM, Gebäudeverwaltung und KI auf einer integrierten Plattform zusammenfinden. Die Microsoft Power Platform bietet dafür die strategische Grundlage: flexibel, skalierbar und nah an den Fachbereichen. Unser Rat aus Kundenprojekten: Starten Sie mit einem klaren Zielbild, integrieren Sie BIM ins operative Flächenmanagement und setzen Sie zwei konkrete Use-Cases im Bestand um. Alles Weitere – Dashboards, Automatisierung, KI-Empfehlungen – lässt sich darauf Schritt für Schritt aufbauen. Think big, start small!
